ความสำคัญของ ERP ต่อผู้ประกอบการอุตสาหกรรม

ความสำคัญของ ERP ต่อผู้ประกอบการอุตสาหกรรม
ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning คือ การวางแผนทรัพยากร ทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม หรืออีกนัยหนึ่งก็คือ การบริหารเพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสุงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร ระบบ ERP เป็นระบบสารสนเทศ ที่องค์กรสามารถนำแนวคิดและวิธีการบริหารของ ERPมาทำให้เกิดเป็นระบบเชิงปฏิบัติในองค์กร กล่าวคือ ระบบ ERP เป็นระบบสารสนเทศ ในองค์กรที่สามารถบูรณาการ (Integrate) รวมงานหลัก (Core Business Process) ต่างๆ ในบริษัททั้งหมด ได้แก่ การจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคลเข้าด้วยกัน
สำหรับผู้ประกอบการอุตสาหกรรมระบบ ERP ถือว่าเป็นระบบสารสนเทศที่กำลังได้รับความนิยมเพราะเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่เข้าไปควบคุมกระบวนการทำงานในทุก ๆ หน่วยงานขององค์กรและเชื่อมโยงข้อมูลจากทุกแผนกที่เกี่ยวข้องเข้ามาสู่ฐานข้อมูลศูนย์กลาง ส่งผลให้ข้อมูลดำเนินงานสอดประสานอย่างคล้องจองเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันทั้งบริษัท
บทบาทของ ERP
เป็นเครื่องมือที่นำมาใช้ในการบริหารธุรกิจเพื่อแก้ปัญหาต่าง ๆ 5 ประการ ได้แก่
1. ปัญหาการขยายขอบเขตการเชื่อมโยงของกิจกรรม
2. โครงสร้างการเชื่องโยงของกิจกรรมซับซ้อนขึ้น
3. เกิดการสูญเปล่าในกิจกรรม และความรวดเร็วในการทำงานลดลง
4. การรับรู้สภาพการเชื่อมโยงของกิจกรรมทำได้ยาก
5. การลงทุนและบริหารทรัพยากรเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดทำได้ยาก
ลักษณะและโครงสร้างของ ERP
ลักษณะสำคัญของระบบ ERP คือ การบูรณาการระบบงานต่างๆ ของระบบ ERP ตั้งแต่การจัดซื้อ จัดจ้าง การผลิต การขาย บัญชีการเงิน และการบริหารบุคคล ซึ่งแต่ละส่วนงานจะมีความเชื่อมโยงในด้าน การไหลของวัตถุดิบสินค้า (material flow) และการไหลของข้อมูล (information flow) ERP ทำหน้าที่เป็นระบบการจัดการข้อมูล ซึ่งจะทำให้การบริหารจัดการงานในกิจกรรมต่างๆ ง่ายขึ้น

รูปที่ 1 ลักษณะและโครงสร้างของ ERP
ปัจจัยในการพิจารณาตัดสินใจเลือกลงทุนในซอฟต์แวร์ ERP มีดังนี้
1. การใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปหรือการพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาเอง
การใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปหรือการพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาเองต่างก็มีข้อดีข้อเสียแตกต่างกันไป ผู้ประกอบการที่ดีจะต้องมีความสามารถในการวางระบบคอมพิวเตอร์ธุรกิจจึงจะทำให้การออกแบบระบบมีความถูกต้องและเหมาะสมกับองค์กร
2. เทคโนโลยีและการออกแบบสถาปัตยกรรมของ ERP
ปัจจัยด้านเทคโนโลยีของซอฟต์แวร์ คือ การพิจารณาถึงองค์ประกอบของซอฟต์แวร์อันหมายถึง ระบบปฏิบัติการ ระบบฐานข้อมูล ภาษาที่ใช้ในการพัฒนา เป็นต้นสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้เราเรียกว่าเป็น สถาปัตยกรรมของซอฟต์แวร์ ซึ่งจะเป็นตัวกำหนดสภาพแวดล้อมของการใช้งานของระบบ ERP ในการพิจารณาเลือกสถาปัตยกรรมของซอฟต์แวร์ควรเลือกที่เป็นระบบเปิด (Open System) เนื่องจากแรงกดดันจากการค้าอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันรวมถึงอนาคตจะต้องมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับคู่ค้ามากขึ้นจึงควรพิจารณาถึงระบบที่เปิดและสามารถเชื่อมต่อกับระบบภายนอกได้อย่างง่าย ๆ อีกส่วนหนึ่งที่ต้องคำนึงถึงคือ สถาปัตยกรรมจะต้องมีเสถียรภาพและความปลอดภัยมากพอที่จะรองรับธุรกิจได้ สำหรับในปัจจุบันสถาปัตยกรรมที่ได้รับการยอมรับอย่างสูงคือเทคโนโลยีของ Microsoft ระบบ ERP บน Windows จึงเป็นทางเลือกที่แพร่หลายสาเหตุหนึ่งเป็นเพราะความง่ายในการใช้งาน การหาบุคลากรและที่สำคัญมักจะมีค่าใช้จ่ายในการลงทุนต่ำกว่าระบบปฏิบัติการอื่น
3. ฟังก์ชั่นของ ERP จะต้องตอบสนองและสร้างความสำเร็จให้กับธุรกิจขององค์กร
ระบบ ERP มักจะมีฟังก์ชั่นการใช้งานมากมาย การนำซอฟต์แวร์ ERP ไปปฏิบัติให้ประสบความสำเร็จไม่ใช่การที่จะต้องนำฟังก์ชั่นต่าง ๆ เหล่านั้นมาใช้ทั้งหมดเพราะนอกจากจะเป็นการสร้างงานส่วนเพิ่มให้กับพนักงานแล้วยังเป็นการลงทุนที่ไม่คุ้มค่าอีกด้วย ผู้บริหารควรมีนโยบาย โดยคำนึงถึงเป้าหมายหลักของธุรกิจของตัวเอง พิจารณาจากกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้อง เช่น ที่ปรึกษา คู่ค้า หรือคู่แข่ง ตลอดจนเทคนิคการบริหารผลิตต่าง ๆ อันเป็นที่น่ายอมรับขององค์กรและคู่ค้า และนำนโยบายนั้นกำหนดเป็นเป้าหมายของการวางระบบ ERP และมีนโยบายในการทบทวนนโยบายดังกล่าวอยู่ตลอดเวลาถือเป็นขั้นตอนหนึ่งที่สำคัญในการวางระบบ ERP ขององค์กร เนื่องจากเป็นกระบวนการทำให้สำเร็จ ปัจจัยที่สำคัญที่มีการพิจารณามีดังนี้
· ฟังก์ชั่นการดำเนินงานของ ERP ตรงหรือใกล้เคียงกับนโยบาย และแนวทางธุรกิจสามารถพัฒนากระบวนการทางธุรกิจขององค์กรได้ ความหมายคือ ฟังก์ชั่นของระบบ ERP จะต้องมีทิศทางที่รองรับและแก้ไขปัญหาให้กับธุรกิจได้อย่างตรงจุดตรงประเด็น เช่น ระบบ ERP สำหรับผู้ประกอบการชิ้นส่วนรถยนต์ต้องรองรับเทคนิค JIT (Just in Time) เป็นต้น
· ระบบ ERP จะต้องใช้งานง่าย ลดเวลาในการทำงาน ลดระยะเวลาการปฏิบัติ ควรเป็นERP แบบไร้กระดาษ (Paperless) ลดต้นทุนการปฏิบัติทั้งทางตรงและทางอ้อม
· ที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือ ทีมงานที่ปรึกษาซึ่งเป็นผู้ที่มีส่วนร่วมในการวางระบบ ERP จะต้องมีความรู้ความเข้าใจในฟังก์ชั่นของ ERP ที่จะสามารถพัฒนาธุรกิจที่ดำเนินงานอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยพิจารณาจากประวัติ ผลงานเด่น ฯลฯ
4. การบำรุงรักษาซอฟต์แวร์ (Software maintenance)
การบำรุงรักษาซอฟต์แวร์คือ การแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับระบบ ERP หลังจากองค์กรวางระบบ ERP เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ก่อนที่จะติดตั้งระบบ ERP
ผู้บริหารควรจะต้องคำนึงถึงบุคลากรที่จะทำหน้าที่รักษากระบวนการทำงานของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ให้คงประสิทธิภาพสม่ำเสมอ ความง่ายของเทคโนโลยีของ ERP เป็นสิ่งที่ผู้บริหารควรคำนึงเพราะหากคุณเลือกใช้เทคโนโลยีที่ง่ายและแพร่หลายก็จะหาบุคลากรได้ง่ายและสามารถที่จะพัฒนา ERP ได้ต่อไปในอนาคต
และสำหรับกรณีที่บุคลากรในองค์กรไม่สามารถแก้ปัญหาเองได้ ซึ่งจำเป็นต้องให้บริษัทที่ปรึกษาทำการแก้ปัญหา องค์กรควรเลือกบริษัทที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ในการแก้ปัญหา และสามารถแก้ไขปัญหาได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ มี Hot Line หรือบริการ Customer Support คอยตอบคำถามอย่างเป็นระบบอยู่ตลอดเวลา
5. ต้นทุนในการเป็นเจ้าของระบบ ERP (Cost of Ownership)
แน่นอนว่าองค์กรใหญ่และเล็กจะมีการพิจารณาค่าใช้จ่ายในการลงทุน ERP ไม่เท่ากันผู้ประกอบการควรคำนึงถึงความเหมาะสมในการเลือก ERP ที่เหมาะกับตนเองจากปัจจัยทั้ง 4 ข้อด้านบนที่กล่าวมาในการพิจารณาต้นทุนของระบบ ERP จะต้องพิจารณาต้นทุนทั้งหมดขององค์การที่ต้องลงทุน และต้องคำนึงถึงต้นทุนทั้งในระยะสั้นและระยะยาวด้วย ต้นทุนในที่นี้ประกอบด้วยต้นทุนของซอฟต์แวร์ ต้นทุนการนำระบบ ERP ไปปฏิบัติ (Implement) ต้นทุนการบำรุงรักษาซอฟต์แวร์ (Software Maintenance) หลังจากนั้นผู้ประกอบการควรวิเคราะห์ถึงเวลาที่ใช้ไปในการอบรมและพัฒนาบุคลากร เมื่อนำปัจจัยทั้งหมดมาวิเคราะห์เปรียบเทียบกับรวมถึงผลที่จะได้รับโดยเนื้องานในแต่ละส่วนแล้ว ต้นทุนทั้งหมดในการติดตั้งระบบ ERP จะเป็นเท่าไรจึงเหมาะสม ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ หากเป็นองค์กรที่ไม่ใหญ่มากแต่เลือกที่จะใช้ ERP ที่มีฟังก์ชั่นมากมายเต็มไปหมดเกินความจำเป็นก็จะทำให้มี Cost of Ownership สูงกว่าคนอื่นที่เลือกติดตั้ง ERP ที่มีฟังก์ชั่นเหมาะสมกับบริษัทของตนเอง

บทสรุป
ERP ในปัจจุบันจะต้องรองรับระบบ CRM (Customer Relationship Management) การใช้ระบบ ERP ให้มีประสบความสำเร็จนั้นมิใช่เพียงติดตั้งคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์ หากแต่ต้องนำความสามารถของ ERP นั้นปรับปรุงการทำงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง การติดตั้ง ERP จะต้องมีความรู้เชี่ยวชาญในธุรกิจของอย่างแท้จริง ซึ่งจะช่วยให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าวด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุด หากผู้บริหารนำปัจจัยที่กล่าวมาทั้งหมดมาพิจารณาอย่างรอบคอบจะสามารถตัดสินใจเลือกระบบ ERP ได้อย่างถูกต้องและเหมาะสมกับสำหรับองค์กร และสามารถพัฒนาไปได้ไกลในยุคพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์